Viele kleine und mittlere Unternehmen verwalten ihre Mitarbeitenden noch mit Excel-Tabellen, E-Mail-Ketten und Papierordnern. Nicht weil sie es wollen, sondern weil bestehende HR-Software entweder zu komplex, zu teuer oder schlicht nicht auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Philip Chinery und Frank Heindörfer kennen das Problem aus eigener Erfahrung. Die beiden haben mit PDFCreator jahrelang Software für Millionen von Anwendern gebaut und dabei selbst mit verschiedenen HR-Systemen arbeiten müssen. Keines konnte wirklich überzeugen. Mit Gemploy wollen sie dieses Problem jetzt lösen: HR-Verwaltung, die ein Geschäftsführer selbst einrichten kann, ohne externe Hilfe.
Für die technische Entwicklung nutzt Gemploy die Forschungszulage, begleitet durch PFIF.
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Wer als Geschäftsführer eines 30-Personen-Unternehmens HR-Software einführen will, steht vor einer unbefriedigenden Wahl. Entweder ein System, das mehr Funktionen bietet als man braucht und eine aufwendige Einrichtung durch externe Spezialisten erfordert. Oder man bleibt bei Excel und hofft, dass nichts schiefgeht.
Das eigentliche Problem ist technischer Natur: Bestehende Systeme sind auf einen bestimmten Standard ausgelegt. Was nicht in dieses Raster passt, lässt sich nur mit erheblichem Aufwand anpassen oder gar nicht.
Gemploy löst das Problem anders. Die Plattform passt sich an die Struktur des jeweiligen Unternehmens an, ohne dass jemand komplexe Einstellungen vornehmen oder Prozesse selbst konfigurieren muss.
"Die Zusammenarbeit mit Tobias Just von PFIF war unkompliziert und zielführend. Er hat uns ruhig durch den Prozess geführt, die Unterlagen waren verständlich aufbereitet und am Ende lag eine Bescheinigung vor, mit der wir so schnell ehrlich gesagt nicht gerechnet hatten."
Die Zusammenarbeit mit PFIF umfasste die vollständige Aufbereitung des Vorhabens für den Förderantrag: von der Strukturierung der einzelnen Entwicklungsschritte über die Beschreibung der technischen Herausforderungen bis hin zur Einreichung bei der Bescheinigungsstelle für Forschungszulage (BSFZ).
Konkret wurden unter anderem folgende Entwicklungsschwerpunkte herausgearbeitet:
HR-Tech / Softwareentwicklung
2 Jahre
Forschungszulage (FZul)
Der BSFZ-Bescheid wurde im Juni 2026 erteilt. Damit ist die Grundlage geschaffen, die Personalaufwendungen des Entwicklungsteams über die Laufzeit des Projekts steuerlich geltend zu machen.
Das Vorhaben läuft bis Ende 2027. Im Mittelpunkt stehen:
"Die Forschungszulage gibt uns als Startup eine wichtige finanzielle Sicherheit. Das Team weiß, dass das Projekt auf einer soliden Grundlage steht. Das schafft Ruhe und erlaubt es, sich wirklich auf die Entwicklung zu konzentrieren. Und es eröffnet uns die Möglichkeit, das Team bei Bedarf weiter auszubauen."
Die Zusammenarbeit verdeutlicht:
Die Forschungszulage schafft für Gemploy eine verlässliche Grundlage, die Weiterentwicklung der HR-Plattform langfristig voranzutreiben.
