Kaufmännisches Fachwissen: korrekte Stundennachweise

Korrekte Stundennachweise in Forschungs- und Entwicklungsprojekten.

Die korrekte Erfassung von Projektstunden ist in geförderten Forschungs- und Entwicklungsprojekten extrem wichtig. Schwerpunkt der Förderung von FuE-Projekten sind in der Regel Personalkosten, die über Stundennachweise zu dokumentieren sind. Bei einer kaufmännischen Projektprüfung bilden deshalb diese Stundenzettel einen Kernpunkt, um die korrekte Verwendung der öffentlichen Mittel sicherzustellen. Daher müssen diese mit größter Sorgfalt geführt werden.

Je nach Projektträger, Förderprogramm und Projektform existieren verschiedene Dokumentenvorlagen und Vorgaben zur Erfassung der Projektarbeitsstunden. Grundlegend unterscheidet man hier die Führung von Stundennachweisen im Zentralen Innovationsprogramm für den Mittelstand (ZIM) und in anderen Förderprogrammen (wie z. B. KMU-innovativ, spezifischen Landesförderungen etc…).

Was gilt grundsätzlich für alle Förderungen bei Stundennachweisen?

  • Die Regelungen des Arbeitszeitschutzgesetzes (ArbZG) unbedingt einzuhalten. Personaleinzelkosten, die die tägliche Höchststundenzahl nach dem ArbZG übersteigen, sind nicht zuwendungsfähig.
  • Für jedes Fördervorhaben sind ab Projektbeginn die pro Tag angefallenen projektbezogenen Personenstunden eigenhändig und zeitnah (mindestens innerhalb einer Woche) von den am Projekt beteiligten Personen zu erfassen. Eine genaue Zuordnung der Projektarbeitsstunden zu den jeweiligen Fördervorhaben ist obligatorisch.
  • Die Stundennachweise können händisch mit dokumentenechten Schreibern (kein Bleistift) oder auch in elektronischer Form ausgefüllt werden.
  • Auf den Stundennachweisen sind die vollständigen Namen der Projektmitarbeitenden, die Kurzbezeichnung des FuE-Projektes, das Förderkennzeichen sowie der Abrechnungszeitraum festzuhalten.

 

Was gilt bei Stundennachweisen im ZIM-Programm?

  • Gemäß Vorgabe des Projektträgers sind die Stundennachweise mit Bezug zu den bearbeiteten Arbeitspaketen von den Mitarbeitenden zu führen.
  • Gemäß Arbeitszeitschutzgesetz ist eine monatliche Arbeitszeit von max. 173,33 Stunden bei einer 40-h-Woche nicht zu überschreiten. Sollte die vertraglich festgesetzte wöchentliche Arbeitszeit geringer sein, sind diese Stunden prozentual herunterzurechnen; bei einer 20-h-Woche können beispielsweise maximal 86,66 Stunden pro Monat abgerechnet werden.
  • An Sonn- und Feiertagen sollten keine Projektarbeitsstunden eingetragen werden. Diese Stunden sind ansonsten bei einer Projektprüfung gesondert zu begründen.
  • Die Stundennachweise sind zwingend monatlich eigenhändig vom jeweiligen Mitarbeitenden und quartalsweise von der Geschäftsleitung/Vertretungsbefugten jeweils mit Datumsangaben zu unterzeichnen.
  • Rein elektronisch geführte Stundennachweise können auch quartalsweise ausgedruckt und zu Quartalsende bzw. Beginn des Folgequartals unterzeichnet werden. Den Vorgaben des Projektträgers folgend empfehlen wir Ihnen allerdings, die Stundennachweise monatlich auszudrucken und vom Projektmitarbeitenden unterschreiben zu lassen. So ist beispielsweise sichergestellt, dass die Unterschriften vorliegen, wenn zwischenzeitlich ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt.

Nachfolgend finden Sie einen Beispielstundennachweis:

 

 

Was ist in der Projektförderung zu beachten?

  • Hier sind zusätzlich zu den vorhabenbezogenen Stunden auch „sonstigen Zeiten“ (sprich alle angefallenen, nicht projektbezogenen Arbeitsstunden) zu erfassen. Sollte eine tagesgenaue Zeiterfassung im Unternehmen etabliert sein, können die monatlichen Ausdrucke des Zeiterfassungssystems als Anlage zum Stundennachweis den Eintrag der sonstigen Stunden ersetzen.
  • Ausfallzeiten durch Feiertage, Urlaub oder Krankheit müssen beim Ausfüllen der Stundennachweise berücksichtigt werden und sind in einer separaten Zeile aufzulisten.
  • Gleitzeiten zum Abbau von Mehrarbeit sind nicht extra zu erfassen, da diese Stunden bereits vorgearbeitet wurden.
  • Zeiten ohne Entgelt (wie z. B. Kurzarbeitszeiten, Elternzeit, Krankheit ohne Lohnfortzahlung usw.) sind ebenfalls in einer gesonderten Zeile zu erfassen.

Nachfolgend finden Sie einen Beispielstundennachweis:

 

 

Was passiert bei falscher Dokumentation der Stundennachweise?

Nicht korrekt bzw. unvollständig ausgefüllte Stundennachweise berechtigen den Projektträger zur Rückforderung der bereits ausbezahlten Fördermittel. Bis 5 Jahre nach Projektende können kaufmännische Projektprüfungen anberaumt werden, in denen die Stundennachweise vorzulegen sind. Sie sind dementsprechend lange aufzubewahren.

Was kann PFIF bei Stundennachweisen für Sie tun?

Selbstverständlich stellen wir Ihnen den Vorgaben entsprechende Stundennachweisformulare zur Erfassung zur Verfügung. Unser Project Manager-Team unterstützen Sie mit Ihrer Erfahrung gerne während der gesamten Projektlaufzeit bei der prüfungsgerechten Führung der Stundennachweise, prüfen diese und stehen Ihnen auch bei einer eventuellen Projektprüfung zur Seite.

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