Die notwendige Projektdokumentation umfasst nicht nur die Kostenerfassung, sondern auch die Dokumentation des technischen Projektfortschritts. Je nach Vorgabe des Projektträgers sind Zwischen- und Schlussberichte zu erstellen, gegebenenfalls auch Meilenstein- und Verwertungsberichte. Der Umfang und formale Aufbau der Unterlagen unterscheidet sich je nach Förderprogramm. 

Sie informieren uns über den aktuellen Projektstand und die durchgeführten Tätigkeiten (anhand intern vorhandener Dokumente, Gespräche usw.), wir verfassen die Berichte für Sie. Unsere technischen Fördermittelberaterinnen und -berater sorgen dafür, dass das Projekt formell entsprechend dem Verlauf angepasst wird. Beispielsweise können sich Lösungswege und Arbeitspläne aufgrund technischer Probleme oder zeitlicher Verschiebungen ändern. Auch kann es notwendig werden, andere bzw. weitere Partner und Unterauftragnehmer einzubinden. Oft sind Änderungen der Förderlaufzeit und inhaltlich begründete Kostenabweichungen die Folge. Selbstverständlich bereiten wir Ihnen entsprechende Änderungsanträge vor, Sie übernehmen lediglich den Versand der Unterlagen an den Projektträger.

Zu Projektende ist ein Verwendungsnachweis vorzulegen, der in der Regel aus einem inhaltlich-technischen und einem kaufmännischen Teil besteht. Diese Unterlagen sind meist die rechtliche Basis für eine Projektprüfung und damit die Entscheidung über den Erhalt und Behalt der Fördermittel. Eine sorgfältige Ausarbeitung des Verwendungsnachweises ist daher obligatorisch. Wir unterstützen Sie bei der inhaltlichen Ausarbeitung der Unterlagen, abschließende Rechtschreibprüfung und Formatierung inklusive.

Teilweise sind die Berichtsunterlagen veröffentlichungsrelevant. Selbstverständlich prüfen wir für Sie die Umsetzung Ihrer Geheimhaltungsbedürfnisse. Wir stellen sicher, dass wirklich nur öffentlich zugängliche Informationen veröffentlicht werden.

Im kaufmännischen Teil fassen wir noch einmal alle prüfungsrelevanten Kosten zusammen und begründen diese nachvollziehbar, sofern dies vom Projektträger gefordert wird.

Der Verwertungsbericht ist in der Regel eine wichtige Basis für die Nutzungsrechte an den Projektergebnissen, sodass wir auch dessen Erstellung kompetent begleiten.

Es kommt immer wieder vor, dass der zuständige Projektträger eine Projektprüfung anberaumt, auch noch mehrere Jahre nach Projektabschluss. Hier werden alle Projektunterlagen und die erzielten Ergebnisse geprüft.

Haben Sie keine Angst vor einer eventuellen Prüfung. Wir sorgen für eine korrekte und prüfungsgerechte Projektabwicklung und Dokumentation. So können etwaige Rückzahlungen von Fördermitteln vermieden werden.

Wir führen projektbegleitend Prüfungsakten mit allen notwendigen Belegen und sonstigen Dokumenten. Im Falle einer Prüfung stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Seite und begleiten diese vor Ort – wenn dies von Ihnen gewünscht wird.